Software für Sanitär, Heizung, Lüftung und Klima

Ein Sanitär- oder Heizungsbetrieb lebt von zwei Arten Arbeit, die sehr unterschiedlich laufen. Auf der einen Seite die Projekte: Submission mit Leistungsverzeichnis, Offerte, Akonto, viele Rapporte über Wochen, Schlussrechnung. Auf der anderen Seite das Tagesgeschäft: tropfender Spülkasten, Heizung ausgefallen, Boiler ersetzen. Kurze Einsätze, oft dringend, mit Material aus dem Fahrzeug.

Gute Haustechnik Software muss beides tragen, ohne dass das Büro zwei Systeme pflegt. Dazu kommen die Lieferantenkataloge mit Tausenden Artikeln, Monteure, die unterwegs sind und ihren Rapport nicht erst am Freitag abgeben sollen, und ein Lohnlauf, der die Stunden aus diesen Rapporten kennt. Wie das Ganze zusammenspielt, steht auf der Seite Handwerkersoftware.

Bei der Registrierung wählst du deine Gewerke aus, zum Beispiel Sanitär, Heizung, Lüftung/Klima oder Kälteanlagen. Mehrere Gewerke sind möglich.

Ein LV vom Planer abzutippen, kostet bei hundert Positionen schnell einen halben Tag. In CroftX ziehst du die Ausschreibung als PDF in den Chat. CX liest die Positionen ein und zeigt dir eine Karte, bevor eine Offerte entsteht. Das Einlesen läuft im Hintergrund weiter, auch wenn du in der Zwischenzeit etwas anderes machst.

Die Regeln eines LV bleiben erhalten

• Positionsnummern aus der Ausschreibung, zum Beispiel 451.101, bleiben unverändert, damit der Planer Position für Position vergleichen kann.
• Kapitel mit Zwischentotal und am Schluss ein Zusammenzug.
• Eventualpositionen werden bepreist, zählen aber nicht ins Total. Per-Positionen mit Schätzmengen sind gekennzeichnet.
• Regieansätze stehen als Ansatz in der Offerte, ohne ins Total einzufliessen.
• Einheiten wie Stk, m, h, gl und % bleiben so, wie das LV sie schreibt.

Preise aus deinen Katalogen

Die Preise für Materialpositionen sucht CroftX in deinen angeschlossenen Lieferantenkatalogen und deiner Materialliste, nie geschätzt. Masse und Typ im Positionstext müssen zum Artikel passen. Gibt es mehrere gleichwertige Treffer, wählt CroftX nicht selbst, sondern zeigt dir die besten drei. Was du wählst, merkt sich CroftX für deinen Betrieb und schlägt es beim nächsten LV zuerst vor. Positionen in Stunden bekommen deinen Stundensatz. Mehr zur Offerte auf der Seite Offerten und Rechnungen.

Für das Tagesgeschäft legst du einen Serviceauftrag mit Kunde, Beschreibung, Adresse, Telefon, Priorität und Wunschtermin an, in der Maske oder per Satz: «Serviceauftrag Familie Muster, Heizung ausgefallen, dringend, morgen 8 Uhr». Im Terminplan siehst du, wer wann frei ist. Ist ein Monteur zur gleichen Zeit schon gebucht, nennt CroftX den anderen Termin, und du entscheidest.

Nach dem Einsatz machst du aus dem Auftrag mit dem Knopf «Rechnung erstellen» einen Rechnungsentwurf, mit den freigegebenen Stunden und dem verbauten Material als einzelne Positionen. Du prüfst ihn und stellst ihn dann aus. So muss das Büro bei kleinen Reparaturen nichts abtippen.

Deine Monteure brauchen kein Büro und keinen Laptop. Die App zeigt ihnen ihre Einsätze, mit Adresse und Beschrieb. Beim Kunden checken sie ein und beim Verlassen wieder aus, die Zeit läuft automatisch mit.

Rapport direkt beim Kunden

Der Rapport enthält Datum, Stunden, was gemacht wurde, Fotos und das Material. Das Material sucht der Monteur im eigenen Lager oder in einem angeschlossenen Katalog, oder er tippt es frei ein. Lässt er das Stundenfeld leer, übernimmt CroftX die Zeit aus Check-in und Check-out. Den Arbeitsbeschrieb kann er sich auf Wunsch sprachlich glätten lassen.

Im Keller ohne Empfang

Fehlt das Netz, speichert die App Zeiten, Fotos, Material und Spesen auf dem Gerät und sendet sie, sobald wieder Empfang da ist. Nichts wird still verworfen.

Offerte vom Einsatzort

Sieht der Monteur, dass mehr zu tun ist, macht er Fotos und spricht eine kurze Notiz dazu. Daraus entsteht ein Offertenentwurf, den das Büro prüft, bevor etwas an den Kunden geht.

Ausserdem erfassen Monteure in der App ihre Spesen mit Belegfoto und sehen ihre Lohnabrechnungen. Mehr unter Rapporte und Zeiterfassung.

Haustechnik heisst Rohre, Formstücke, Armaturen, Apparate, Wärmeerzeuger, viele davon in Dutzenden Grössen. Lieferantenkataloge schliesst du auf der Materialseite an und legst pro Katalog deinen Aufschlag in Prozent fest. Suchst du einen Artikel und die Treffer fallen in verschiedene Bauarten, sagt dir CroftX, wie viele es gibt und in welcher Preisspanne, statt einfach den ersten zu nehmen.

Daneben führst du dein eigenes Lager mit Bestand. Material, das auf einem Auftrag steht, aber in keinem Rapport, listet CroftX auf, damit nichts unverrechnet im Fahrzeug bleibt. Mehr auf der Seite Material und Projekte.

Wird eine Offerte angenommen, eröffnest du daraus ein Projekt mit eigener Ablage für Pläne, Fotos, Verträge und Korrespondenz. Während der Bauzeit stellst du Akonto-Rechnungen. Die Monteure rapportieren auf das Projekt, das Büro gibt die Rapporte frei, und die Schlussrechnung entsteht aus den freigegebenen Rapporten, abzüglich der schon verrechneten Akonti. Die Rechnung trägt den QR-Zahlteil, Mahnungen werden erzeugt, aber nie automatisch verschickt.

Die Stunden aus den Rapporten stehen auch für den Lohnlauf bereit. Wie Lohn und HR sowie Buchhaltung und MWST daran anschliessen, steht auf den jeweiligen Seiten.