Materialverwaltung und Projektverwaltung für Handwerker

Unter «Material» führst du deine eigenen Artikel. Zu jedem Artikel gehören Bezeichnung, Artikelnummer, Kategorie, Einkaufs- und Verkaufspreis, Masseinheit, aktueller Bestand und Mindestbestand. Ein Produktfoto kannst du dazu hochladen. Gesucht wird nach Bezeichnung oder Artikelnummer, auch nach der Nummer importierter Artikel.

Fällt ein Artikel unter den Mindestbestand, steht «Niedriger Bestand»; bei null oder weniger «Nicht verfügbar». Die ganze Liste exportierst du mit «Gesamtliste als PDF», etwa für die Inventur.

Die gleichen Artikel nutzt du überall: in der Offerte, in der Rechnung und in der Techniker-App, wenn der Monteur Material im Rapport erfasst. Preise kommen dabei nur aus deiner Materialliste und deinen Lieferantenkatalogen. Fehlt ein Preis, sagt CroftX das, statt einen zu erfinden.

Wer schon eine Artikelliste hat, muss sie nicht abtippen. Du ziehst die Datei in den Chat-Assistenten CX: eine Excel- oder CSV-Datei, den Export aus der alten Software oder auch ein Foto einer gedruckten Liste. CX liest die Spalten und zeigt dir, wie er sie zuordnet, etwa Bezeichnung, Artikelnummer, Einheit, Einkaufs- und Verkaufspreis und Lieferant, dazu drei Beispielzeilen.

• Eine saubere Datei ohne Warnung speichert er gleich, mit «Rückgängig», falls etwas nicht stimmt.
• Gibt es Warnungen, oder ist es ein Foto, wird erst nach deinem «Ja, importieren» gespeichert.
• Ist eine Spalte falsch zugeordnet, sagst du es ihm in einem Satz, und er korrigiert die Zuordnung.
• Lieferanten aus der Liste, die es noch nicht gibt, legt er gleich mit an.

Danach stehen die Artikel unter «Meine Materialien». Auf die gleiche Art kommen auch Kundenlisten und Lieferanten ins System.

Neben deinem eigenen Lager kannst du Lieferantenkataloge anschliessen, die in CroftX bereitstehen. Das machst du in den Einstellungen oder über «Kataloge verwalten» auf der Material-Seite. Im Reiter «Lieferanten-Kataloge» suchst du dann nach Bezeichnung oder Nummer. Findest du den Begriff nicht, hilft die KI-Suche, oder du fotografierst das Teil und lässt es erkennen.

Aufschläge und Übernahme ins Lager

Pro Katalog und pro Artikel legst du einen Aufschlag in Prozent fest. Diese Aufschläge gelten nur für deinen Betrieb. Artikel, die du oft brauchst, übernimmst du mit einem Klick in deine eigene Materialliste.

Kataloge in Offerte und App

In der Offerte bepreist «Preise aus Katalog» alle Positionen, die noch keinen Preis haben. Manuell gesetzte Preise überschreibt es nie. Passen mehrere Artikel, wählst du einen aus, und CroftX merkt sich die Wahl für gleiche Positionen. Auch die Monteure sehen in der App die Kataloge deines Betriebs, wenn sie Material im Rapport erfassen. Mehr zur Offerte steht unter Offerten & Rechnungen.

Preisänderungen beim Lieferanten

CroftX vergleicht regelmässig die Katalogpreise. Ändert sich ein Preis deutlich, erscheint ein Hinweis in deiner Inbox. Von dort öffnest du den Artikel im Katalog und entscheidest selbst, was du anpasst.

Ein Lager in einer Excel-Liste stimmt selten lange. In CroftX ändert sich der Bestand dort, wo das Material tatsächlich bewegt wird:

• Monteur am Auftrag: Nimmt er Material aus dem eigenen Lager, wird es sofort vom Bestand abgezogen. Übernimmt der Rapport diese Zeilen später, gibt es keinen zweiten Abzug.
• Rechnung versendet: Zeilen mit einem Artikel aus deiner Materialliste werden beim Versand abgebucht. Wird die Rechnung storniert, kommt die Menge zurück.
• Lieferantenrechnung: Die Positionen einer Kreditorenrechnung ordnet CroftX deinen Artikeln zu. Nach deiner Bestätigung bucht es die Menge als Zugang ein. Unsichere Zuordnungen werden nie ohne dein Ja gebucht.
• Von Hand: Mit «Bestand anpassen» korrigierst du nach der Inventur.

Jede Bewegung wird mit Herkunft protokolliert, also Auftrag, Rechnung oder Lieferantenrechnung. Ein fehlender Bestand blockiert keinen Rechnungsversand; CroftX weist dich darauf hin, und du korrigierst später.

Grössere Arbeiten führst du als Projekt. Unter «Projekte» siehst du alle Projekte mit Status, Fortschritt und Suche und exportierst die Liste als PDF. Ein neues Projekt braucht nur einen Namen; Kunde, Zeitraum, Budget und Status ergänzt du nach Bedarf.

Wird eine Offerte angenommen, sagst du CX zum Beispiel «Offerte OFF-123 wurde angenommen, eröffne das Projekt». Das Projekt entsteht mit Kunde und Budget aus der Offerte, und Aufträge zu dieser Offerte hängen gleich daran. Weitere Aufträge ordnest du im Auftrag über das Feld «Projekt» zu.

Die Projektakte

• Übersicht: Marge gegenüber Plan mit Stunden, Material- und Lohnkosten und Lieferantenrechnungen, dazu Budget, bisher verrechnet und «Geleistet, nicht verrechnet».
• Rapporte: alle Rapporte des Projekts, ein Klick öffnet den einzelnen Rapport.
• Rechnungen und Termine: Rechnung oder Termin direkt aus dem Projekt anlegen, Kunde und Projekt sind schon eingetragen.
• Team und Aufgaben: wer mitarbeitet, was bis wann zu erledigen ist.

Akontorechnungen stellst du laufend aufs Projekt. Die Schlussrechnung aus den freigegebenen Rapporten zieht sie automatisch ab. Wie Rapporte entstehen, steht unter Rapporte & Zeiterfassung. Setzt du das Projekt auf «Abgeschlossen», schlägt CroftX einen Rückblick vor, den du anpasst und bei den Projektdokumenten ablegst.

Pläne, Schemas, Lieferscheine und Fotos gehören zum Projekt. Im Reiter «Dokumente» der Projektakte ziehst du Dateien einfach hinein: PDF, Word, Bilder oder CSV bis 50 MB pro Datei. Die Monteure laden Fotos aus der App direkt zum Auftrag oder Projekt hoch, Lieferscheine und andere Dokumente zum Auftrag.

Die Projektdokumente stehen zusätzlich in der zentralen Ablage. Dort findest du sie nach Akten geordnet, also nach Projekt, Kunde, Auftrag oder Mitarbeiter, oder in eigenen Ordnern. Die Suche findet auch Text, der im Dokument steht. Nicht mehr benötigte Dokumente archivierst du. Mit «Alles als ZIP» lädst du die ganze Ablage mit der Ordnerstruktur herunter. Wer welche Dokumente sehen darf, regelst du über die Benutzerrechte.