Handwerkersoftware für die Schweiz: ein System vom Anruf bis zum Lohnlauf

In vielen Betrieben läuft es so: Die Offerte entsteht im einen Programm, der Monteur schreibt seinen Rapport auf Papier, das Büro tippt ihn am Abend ab, die Rechnung kommt aus einem dritten Programm, und für den Lohn zählt jemand die Stunden nochmals zusammen. Jede Zahl wird zwei- oder dreimal erfasst, und jedes Mal kann ein Fehler hineinrutschen.

Eine Handwerkersoftware lohnt sich dann, wenn die Daten einmal erfasst werden und danach weiterfliessen. In CroftX wird aus der angenommenen Offerte ein Projekt, die Rapporte der Monteure hängen an diesem Projekt, und aus den freigegebenen Rapporten entsteht die Rechnung. Die Stunden stehen danach auch für den Lohn bereit, und die Rechnung landet in der Buchhaltung. Das ist der Kern einer guten Auftragsverwaltung im Handwerk: ein Weg, keine Kopien.

CroftX ist aus dem Alltag eines Schweizer Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebs entstanden. Der Schwerpunkt liegt auf Haustechnik, gedacht für Betriebe vom Einzelunternehmer bis etwa 30 Mitarbeitende.

Kunden

Die Kundenliste ist die Grundlage für alles andere. Zu jedem Kunden siehst du Offerten, Aufträge, Projekte und Rechnungen. Doppelt erfasste Kunden findet CroftX und zeigt sie dir zum Zusammenführen an, statt sie still zu verschmelzen.

Offerten

Eine Offerte schreibst du in der normalen Maske Position für Position, oder du sagst dem Assistenten CX in einem Satz, was du brauchst. Preise kommen aus deiner Materialliste und deinen angeschlossenen Lieferantenkatalogen. Fehlt ein Artikel, steht das in der Offerte, statt dass ein Preis erfunden wird. Eine gute Offerte kannst du als Vorlage speichern und für den nächsten ähnlichen Auftrag wiederverwenden. Mehr dazu auf der Seite Offerten und Rechnungen.

Aufträge

Ein Service- oder Reparaturauftrag hat Kunde, Beschreibung, Adresse, Priorität bis «Dringend» und einen Wunschtermin. Aus einer angenommenen Offerte eröffnest du ein Projekt mit eigener Akte.

Im Terminplan teilst du Aufträge deinen Monteuren zu. Ist jemand zur gleichen Zeit schon gebucht, zeigt CroftX den kollidierenden Termin mit Name und Uhrzeit. Du kannst trotzdem einplanen, wenn du es bewusst so willst.

Deine Monteure arbeiten mit der App auf dem Handy. Sie wird pro Mitarbeitendem mit einem QR-Code aktiviert. Darin sehen sie ihre Einsätze, checken beim Kunden ein und aus, machen Fotos und schreiben den Rapport mit Stunden, Arbeitsbeschrieb und Material aus dem eigenen Lager oder einem angeschlossenen Katalog. Ohne Netz im Keller geht nichts verloren: Einträge werden auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald wieder Empfang da ist.

Das Büro sieht neue Rapporte, prüft sie und gibt sie frei oder schickt sie zurück. Erst freigegebene Rapporte werden verrechnet. Alles zu Stunden, Check-in und Rapport findest du unter Rapporte und Zeiterfassung.

Lieferantenkataloge schliesst du direkt auf der Materialseite an und legst pro Katalog deinen eigenen Aufschlag fest. Dein eigenes Lager führst du mit Bestand, und CroftX weist auf tiefe Bestände hin. Material, das auf einem Auftrag erfasst, aber noch in keinem Rapport steht, listet CroftX separat auf, damit es nicht unverrechnet bleibt.

Jedes Projekt hat eine eigene Ablage mit Ordnern für Offerten, Verträge, Rechnungen, Berichte, Pläne und Fotos sowie Korrespondenz. Auch Kunden und Mitarbeitende bekommen ihre Ordner. Details stehen auf der Seite Material und Projekte.

Rechnungen

Rechnungen enthalten den QR-Zahlteil nach Schweizer Standard. Für grössere Projekte stellst du Akonto-Rechnungen, und die Schlussrechnung aus den Rapporten zieht bereits verrechnete Akonti ab. Mahnungen erzeugt CroftX, verschickt sie aber nie automatisch.

Lohn und HR

Der Lohnlauf rechnet AHV/IV/EO, ALV, BVG und Quellensteuer, am Jahresende entsteht der Lohnausweis. Ferien und Absenzen, Spesen mit Belegfoto aus der App und Arbeitsverträge sind im selben System. Mitarbeitende sehen ihre Lohnabrechnungen in der App. Mehr unter Lohn und HR.

Buchhaltung und MWST

Die Buchhaltung ist doppelt geführt. Bankauszüge im Format camt.053 liest CroftX ein und gleicht sie mit offenen Rechnungen ab. Die MWST-Abrechnung entsteht nach den Ziffern des ESTV-Formulars und lässt sich als Datei für das ESTV-Portal herunterladen. Siehe Buchhaltung und MWST.

Treuhänder-Zugang

Dein Treuhänder bekommt einen eigenen Zugang mit Zwei-Faktor-Login, sieht Buchungsjournal und Belege und kann sie herunterladen. Jeder Zugriff wird protokolliert, und du kannst den Zugang jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt sofort.

Datenübernahme per Datei

Kundenliste, Lieferanten, Material, Mitarbeitende oder offene Rechnungen ziehst du als Excel-, CSV- oder PDF-Datei in den Chat. CroftX zeigt vorher, was es übernehmen will. Was nicht in der Datei steht, kommt nicht in die Vorschau. Ein Import lässt sich rückgängig machen, solange die Daten nicht schon weiterverwendet wurden.

Bedienung

• Läuft im Browser, ohne Installation. Monteure nutzen die App auf dem Handy.
• Oberfläche in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.
• Vieles erledigst du per Satz im Chat mit CX, die gewohnten Masken gibt es trotzdem.
• Bei Geld, Lohn, Versand und Löschen zeigt CX zuerst eine Karte und wartet auf dein Ja.
• Rechte pro Person: Nicht jeder im Betrieb sieht Rechnungen, Buchhaltung oder Löhne.
• Daten auf Servern in der Schweiz und der EU.