Rapport App und Zeiterfassung für Handwerker

Die Techniker-App läuft im Browser des Handys. Es braucht keinen App-Store und keine Installation; wer will, legt sie auf den Startbildschirm. Damit ein Monteur loslegen kann, erzeugst du im Büro unter Einstellungen bei seinem Benutzer einen QR-Code. Er scannt ihn mit der Handykamera, und die App ist aktiviert.

Ist der Monteur nicht im Büro, schickst du ihm stattdessen den Aktivierungslink per SMS oder E-Mail. Jeder Code gilt einmal und 30 Minuten lang. Die Anmeldung auf dem Handy hält danach 30 Tage.

Was der Monteur in der App sieht

• seine zugewiesenen Aufträge und darunter den Auftragspool, aus dem er sich einen offenen Auftrag nehmen kann
• die Termine von heute und morgen, mit Adresse (auf Wunsch auf der Landeskarte von swisstopo) und Telefonnummer des Kunden
• die Projekte, auf denen er arbeitet
• seine Stunden, Spesen und im Profil Arbeitsvertrag und Lohnabrechnungen

Auf der Baustelle tippt der Monteur beim Auftrag auf «Einchecken», auf einem Projekt auf «Check-in». Am Ende checkt er aus und trägt die Pause in Minuten ein. CroftX schlägt dabei die gesetzliche Mindestpause nach Art. 15 Arbeitsgesetz vor, gerechnet aus der Zeit auf dem Platz. Ein Monteur kann immer nur auf einem Auftrag eingecheckt sein. So entstehen keine doppelten Stunden, die später auf zwei Rechnungen landen.

Auschecken beendet nur die Zeitmessung. Der Rapport ist ein eigener, bewusster Schritt.

Stunden ohne Check-in und Korrekturen

Wer vergessen hat einzuchecken, trägt die Stunden im Reiter «Stunden» von Hand nach: Datum, Stunden, Pause und Beschreibung. Stimmt ein Eintrag nicht, beantragt der Monteur eine Korrektur mit den richtigen Stunden und einem kurzen Grund. Das Büro übernimmt den Antrag oder lehnt ihn mit Begründung ab.

Am Auftrag und am Projekt öffnet der Monteur dasselbe Rapportformular. Lässt er das Stundenfeld leer, übernimmt CroftX die Zeit aus Check-in und Check-out. Tippt er selbst eine Zahl, gilt seine. Unter «Was wurde gemacht?» beschreibt er die Arbeit; ein Knopf «Text verbessern» macht aus Stichworten einen sauberen Satz, den er vor dem Einreichen noch prüft.

Material im Rapport

Material wählt der Monteur aus dem eigenen Lager, aus einem angeschlossenen Lieferantenkatalog oder tippt es frei ein, wenn nichts passt. Was er schon während der Arbeit am Auftrag erfasst hat, steht im Rapport bereits drin. Es wird dabei verknüpft und nicht ein zweites Mal vom Bestand abgezogen. Wie das Lager mitläuft, steht unter Material & Projekte.

Fotos und Dokumente

Fotos nimmt der Monteur direkt mit der Handykamera auf und hängt sie an Auftrag, Projekt oder Rapport. Ein Lieferschein oder ein Plan als Bild oder PDF geht als Dokument zum Auftrag. Sieht er auf der Baustelle zusätzliche Arbeit, macht er mit «Foto→Offerte» ein paar Bilder; daraus entsteht ein Offertentwurf, den das Büro prüft, bevor etwas an den Kunden geht.

Im Technikraum oder in der Tiefgarage ist oft kein Netz. Die App arbeitet trotzdem weiter. Check-ins, Check-outs, Stunden, Material, Spesen, Fotos und Dokumente werden auf dem Handy zwischengespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Oben zeigt die App «Offline» und wie viele Einträge noch warten. Mit «Jetzt sync» schickt der Monteur sie sofort.

Nichts verschwindet still: Was nicht übertragen werden kann, bleibt sichtbar in der Warteschlange und wird erneut versucht. Auch der angefangene Rapport bleibt als Entwurf auf dem Gerät, bis er eingereicht ist.

Eingereichte Rapporte landen im Büro auf der Seite «Rapporte» unter «Warten auf Freigabe». Du öffnest einen Rapport, siehst Check-in, Check-out, Pause, Stunden, Arbeitsbeschrieb, Material und Fotos und klickst auf «Freigeben». Passt etwas nicht, weist du ihn mit einer Begründung zurück; der Monteur sieht sie in seiner App.

Aus Rapporten wird die Rechnung

• Unter «Verrechenbar» hakst du freigegebene Rapporte eines Kunden ab und erstellst einen Rechnungsentwurf.
• Gehören alle zu einem Projekt, machst du daraus die Schlussrechnung. Bereits gestellte Akontorechnungen zieht CroftX dabei ab.
• Es entsteht immer zuerst ein Entwurf. Ausgestellt wird erst, wenn du ihn geprüft hast.

Material, das am Auftrag erfasst, aber in keinem Rapport gelandet ist, zeigt dir CroftX separat an. So geht nichts unverrechnet verloren. Mehr zur Rechnung selbst steht unter Offerten & Rechnungen.

Ändern mit Protokoll

Als Admin bearbeitest du einen Rapport auch nachträglich; jede Änderung steht in einem unveränderlichen Protokoll. Eine bereits versendete Rechnung ändert CroftX nie still, sondern fragt nach einer Gutschrift oder einem Storno. Für den Kunden gibt es den Rapport als PDF, mit oder ohne Preise.

Im Chat-Assistenten CX geht das auch per Satz, etwa «Welche Rapporte warten auf Freigabe?» oder «Gib Rapport 214 frei».

Die Einsatzplanung zeigt alle Termine in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Oben filterst du nach Techniker. Beim Anlegen gibst du Titel, Zeit, Kunde, Ort und den zuständigen Monteur an. Ist der Monteur in diesem Zeitfenster schon verplant, sagt CroftX das und nennt den bestehenden Termin. Du entscheidest dann, ob du trotzdem buchst.

Mit «Tag optimieren» schlägt CroftX eine Reihenfolge für den gewählten Tag vor. Geändert wird erst, wenn du den Vorschlag übernimmst. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse hinterlegt, bekommt er den Termin als Einladung mit Kalenderdatei; pro Termin lässt sich das abschalten.

Jeder Rapport legt seine Stunden auch in der Zeiterfassung ab. Gibst du den Rapport frei, sind diese Stunden ebenfalls freigegeben. Für den Lohn zählen nur freigegebene Stunden: beim Stundenlohn und bei der Berechnung von Überstunden. Offene Stunden bleiben in Übersichten und Projektkosten sichtbar, warten für den Lohn aber auf die Freigabe. Vor dem Lohnlauf zeigt CroftX an, wo noch Stunden offen sind.

Wie der Lohnlauf mit AHV, BVG und Quellensteuer weitergeht, steht unter Lohn & HR.