Lohnbuchhaltung für Schweizer KMU, ohne separate Lohnsoftware

Bevor der erste Lohn läuft, gehst du einmal durch den Bereich Lohn einrichten. Er führt dich Schritt für Schritt durch Ausgleichskasse, Unfallversicherung, Pensionskasse (BVG), Krankentaggeld, Familienzulagen und Auszahlung. Solange etwas fehlt, zeigt der Reiter die Zahl der offenen Schritte. Jeder Satz bekommt ein Datum «Gültig ab», damit eine Änderung auf Januar nicht rückwirkend alte Abrechnungen verändert.

Die Sätze kommen aus deinen eigenen Verträgen. Für die Unfallversicherung (NBU und BU) gibt es bewusst keine Standardwerte: Fehlen sie, rechnet CroftX nicht, sondern sagt dir, wo du sie eintragen musst. So steht auf der Lohnabrechnung nie ein geschätzter Abzug.

Im Reiter Lohnabrechnung wählst du Monat und Jahr. Bevor gerechnet wird, prüft CroftX die Daten und listet unter «Das fehlt noch», was fehlt, zum Beispiel AHV-Nummer, Wohnsitzkanton oder Wohnadresse. Mit «Jetzt ergänzen» springst du direkt an die richtige Stelle. Wer vollständig ist, kann trotzdem schon abgerechnet werden.

Danach erstellst du mit «Alle erstellen» die Lohnabrechnungen, verschickst sie mit «Alle versenden» per E-Mail an die Mitarbeitenden und lädst die Zahlungsdatei für die Bank als pain.001 herunter. Den Lohnlauf kannst du auch im Chat mit CX anstossen. Weil es um Geld geht, zeigt CX zuerst eine Karte mit dem, was passieren soll, und wartet auf dein Ja.

Was auf der Lohnabrechnung steht

Oben Firma und Monat, links Personal-Nummer, AHV-Nummer, Pensum, Lohnperiode und Auszahlungsdatum, rechts die Adresse fürs Fenstercouvert. Die Tabelle zeigt Lohnart, Basis, Satz und Betrag bis zum Nettolohn. Vom Bankkonto erscheinen nur die letzten vier Stellen.

Versendet heisst abgeschlossen

Eine versendete, freigegebene oder bezahlte Lohnabrechnung wird nicht mehr verändert. Ist dir ein Fehler passiert, korrigierst du ihn in der nächsten Abrechnung. Noch nicht versendete Entwürfe eines Monats kannst du neu erstellen lassen.

• AHV/IV/EO und ALV werden mit Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil gerechnet, die ALV bis zum Höchstlohn. Verwaltungskosten der Ausgleichskasse und FAK-Beiträge kommen dazu, wenn du sie hinterlegt hast.
• BVG mit Eintrittsschwelle, Koordinationsabzug und oberem Grenzbetrag. Der Altersgutschriftensatz richtet sich nach dem BVG-Alter, bei Ein- oder Austritt im Monat wird anteilig gerechnet.
• UVG: NBU als Abzug beim Mitarbeitenden, BU als Arbeitgeberanteil, beides bis zum UVG-Höchstlohn. Wer im Schnitt weniger als 8 Stunden pro Woche arbeitet, hat keinen NBU-Abzug, und die Lohnabrechnung vermerkt das.
• Krankentaggeld (KTG) mit Arbeitnehmer- und Arbeitgebersatz, sofern dein Betrieb eine KTG-Versicherung hat.
• Familienzulagen nach den Sätzen deiner Familienausgleichskasse, je Kind als Kinder- oder Ausbildungszulage.

Der 13. Monatslohn wird monatlich zurückgestellt und im Dezember oder beim Austritt ausbezahlt. Bei Stundenlöhnern rechnet CroftX Ferienentschädigung, Anteil 13. Monatslohn und Feiertagsentschädigung als Zuschläge auf den Stundenlohn. Für Stundenlöhner zählen nur freigegebene Stunden aus der Zeiterfassung.

Für quellensteuerpflichtige Mitarbeitende leitet CroftX den Tarifcode aus dem Mitarbeiterprofil ab: A für Alleinstehende ohne Kinder, B und C für Verheiratete je nachdem, ob der Ehepartner erwerbstätig ist, H für Alleinstehende mit Kindern, dazu die Kinderzahl. Der Abzug kommt aus der kantonalen Tariftabelle nach Kanton, Tarifcode und Einkommensstufe oder aus dem Tarifsatz, den du im Profil hinterlegst. Die Kirchensteuer wird separat berücksichtigt.

Ist der Tarif nicht bestimmbar, etwa weil beim Zivilstand verheiratet die Angabe zum Ehepartner fehlt, wird die Person blockiert und nicht abgerechnet. Ein geschätzter Quellensteuerabzug wäre eine falsche Lohnabrechnung, und das will niemand korrigieren müssen.

Deine Monteure fotografieren die Quittung in der App und reichen die Spese ein. Im Reiter Spesen gibst du sie frei oder lehnst sie ab. Beim Freigeben entsteht ein Buchungsentwurf mit der Quittung als Beleg.

Vor dem Lohnlauf zeigt CroftX alle freigegebenen, noch nicht ausbezahlten Spesen bis Monatsende. Einzelne kannst du abwählen, dann kommen sie mit dem nächsten Lohn. Auf der Lohnabrechnung stehen sie unter dem Nettolohn als Spesenentschädigung, ohne AHV, Quellensteuer und 13. Monatslohn. Die Bankdatei überweist Nettolohn und Spesen zusammen.

Mitarbeitende erfasst du mit Name, E-Mail, Geburtsdatum und Kanton, später ergänzt du im Profil Lohn, Pensum, Vertrag, Zivilstand und Kinder. Eine bestehende Personalliste kannst du als Datei in den Chat ziehen. Das Profil zeigt auch die Lohnabrechnungen der Person mit Spesen und Auszahlung.

Ferienanträge laufen über den Reiter Abwesenheiten. Die Ferienübersicht zeigt je Person den Anspruch nach Pensum und die bezogenen Tage. Überschreitet ein Antrag die verbleibenden Ferientage, weist CroftX darauf hin. Krankheit, Unfall oder andere Abwesenheiten erfasst du mit einem Satz bei CX.

Austritt

Trägst du ein Austrittsdatum ein, rechnet CroftX den Austrittsmonat anteilig nach Kalendertagen und zahlt den zurückgestellten 13. Monatslohn aus. Für Monate nach dem Austritt entsteht keine Abrechnung mehr. Setzt du die Person auf inaktiv, sind Web und App für sie sofort gesperrt, der Datensatz mit allen Abrechnungen bleibt erhalten.

Den Lohnausweis erstellst du im Chat, etwa mit «Erstelle den Lohnausweis 2025 für alle Mitarbeiter». Grundlage sind die Lohnabrechnungen des Jahres. Du bekommst je Mitarbeitende ein PDF mit Bruttolohn, Abzügen und Nettolohn. Mit dem Lohn ausbezahlte Spesen stehen unter Ziffer 13.1.1. Hast du ein genehmigtes Spesenreglement hinterlegt, wird es unter Ziffer 15 vermerkt.

Jeder Lohnlauf erzeugt eine ausgeglichene Lohnbuchung in der Buchhaltung: Personalaufwand, Arbeitgeberbeiträge, Verbindlichkeiten gegenüber Ausgleichskasse, Pensionskasse, Unfallversicherung und Steueramt (Quellensteuer) sowie die Rückstellung für den 13. Monatslohn. Ein zweiter Lauf für denselben Monat bucht nicht doppelt. Gibst du deinem Treuhänder Lohn & Personal frei, sieht er auch die einzelnen Lohnabrechnungen, sonst nur die Monatszusammenfassung.