Offerten Software und Rechnungsprogramm für Handwerker

Wie du zu einer Offerte kommst, hängt vom Auftrag ab. CroftX kennt dafür mehrere Wege, und am Schluss liegt immer ein Entwurf vor dir, den du prüfst, bevor er hinausgeht.

Offerte per Satz im Chat

Du schreibst CX zum Beispiel «Offerte für Gerber: 1 Waschtisch und Montage 3 Stunden». Daraus entsteht eine Offerte mit genau diesen zwei Positionen, gespeichert als Entwurf. Nennst du keinen Preis, sucht CroftX einen Richtpreis in deinen Lieferantenkatalogen. Positionen erfindet CX keine: Wenn du nichts nennst, fragt es nach.

Alte Offerte kopieren

Viele Aufträge gleichen einem früheren. Du sagst, welche Offerte kopiert werden soll, und bekommst eine neue Offertnummer mit allen Positionen, Kapiteln, Texten, Mengen und Preisen, auf Wunsch für einen anderen Kunden. Die Quelle bleibt unverändert. Willst du aktuelle Katalogpreise statt der alten, sagst du «mit aktuellen Preisen»; manuell gesetzte Preise bleiben dabei stehen. Wer neu zu CroftX wechselt, kann auch eine eigene alte Offerte als PDF hochladen und als Entwurf übernehmen, mit Positionen und Preisen wie im PDF.

Vorlagen

Oft gebrauchte Offerten speicherst du als Vorlage, etwa für ein Mehrfamilienhaus, und erstellst daraus eine neue Offerte für den nächsten Kunden. Gleiche Positionen für mehrere Geschosse kopierst du von einer Phase in die nächste.

Kommt eine Ausschreibung vom Planer, musst du das Leistungsverzeichnis (LV) nicht abtippen. Ein LV als Excel- oder CSV-Datei liest CroftX direkt: Spalten wie Position, Text, Menge, Einheit und Einheitspreis werden an der Kopfzeile erkannt, Kapitelzeilen werden Kapitel, Summen- und Übertragszeilen werden übersprungen und gezählt. Du siehst zuerst eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird.

Auch eine Submission als PDF kannst du hochladen. CroftX übernimmt die NPK-Nummern genau so, wie sie im Dokument stehen, und meldet ehrlich, wenn Positionen fehlen, statt die Lücke mit erfundenen Zeilen zu füllen.

Preise für Material kommen in CroftX aus deiner Materialliste und deinen Lieferantenkatalogen, mit deinem Aufschlag. Findet CroftX zu einer Position mehrere passende Artikel, zeigt es dir eine Auswahl mit Merkmalen wie Durchmesser, Winkel oder Ausführung und dem Preis. Du klickst auf «Wählen», und der Artikel ist in der Offerte. Mit «Preise aus Katalog» bepreist du eine ganze Offerte erneut.

Im Chat fragst du zum Beispiel, was ein bestimmter Artikel kostet oder welche Marken es dafür gibt. Positionen ohne Preis bleiben sichtbar markiert, damit keine Position ohne Preis beim Kunden landet. Mehr zu Katalogen und Lager findest du unter Material und Projekte.

Sagt der Kunde zu, schreibst du «mach einen Auftrag aus der Offerte» oder nutzt den Knopf in der Offerte. Positionen und Nettobetrag gehen in den Auftrag über, und der Auftrag verweist auf die Offerte. Aus einer angenommenen Offerte kannst du auch direkt eine Projektakte eröffnen.

Ist der Auftrag erledigt, entsteht daraus ein Rechnungsentwurf mit den freigegebenen Stunden und dem verbrauchten Material. Eine angenommene Offerte lässt sich ebenso direkt in eine Rechnung umwandeln. Bei Projekten wählst du freigegebene Rapporte aus, und jeder Rapport wird eine eigene Rechnungszeile. Ein Auftrag kann nur einmal verrechnet werden, auch wenn zweimal geklickt wird. Wie Rapporte entstehen, steht unter Rapporte und Zeiterfassung.

Jede Schweizer Rechnung aus CroftX trägt den QR-Zahlteil nach den Richtlinien von SIX (Swiss QR Code). Mit einer QR-IBAN verwendet CroftX eine QR-Referenz, mit einer normalen IBAN eine Creditor Reference. Die Referenz wird einmal gespeichert und ist auf dem Bildschirm, im PDF und beim Bankabgleich dieselbe. So findet CroftX die Zahlung später wieder der richtigen Rechnung zu.

Bevor eine Rechnung hinausgeht, prüft CroftX, ob die Adresse des Kunden vollständig und dein Zahlungskonto bestätigt ist. Fehlt etwas, zeigt dir die Rechnung, was fehlt und wo du es ergänzt.

MWST auf Rechnungen

Die Schweizer Sätze von 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent sind hinterlegt, das Total wird auf 5 Rappen gerundet. Erst wenn du eine Rechnung ausstellst, wird sie verbucht. Die MWST-Abrechnung selbst ist unter Buchhaltung und MWST beschrieben.

Akonto- und Teilrechnungen

Während der Arbeit stellst du für ein Projekt eine Akontorechnung über einen frei gewählten Nettobetrag. Die Akonti werden pro Projekt nummeriert und auf der Schlussrechnung sichtbar abgezogen, sodass nur die Differenz verrechnet wird.

Skonto

In der Offerte setzt du einen Skonto in Prozent, er erscheint im Zusammenzug. Steht in den Zahlungsbedingungen etwa «2 % Skonto innert 10 Tagen» und der Kunde zahlt fristgerecht den Betrag abzüglich Skonto, gilt die Rechnung als bezahlt und die Differenz wird als Skonto gebucht, nicht als offener Rest.

Mahnungen in drei Stufen

Für überfällige Rechnungen erstellt CroftX eine Zahlungserinnerung, danach die 2. Mahnung und die 3. und letzte Mahnung, je mit Zahlungsfrist und auf Wunsch mit Mahngebühr. Die Mahnung liegt als PDF bereit. Verschickt wird sie nie automatisch.

Debitoren und offene Posten

Die Debitorenseite zeigt alle offenen Rechnungen mit Altersgliederung. Im Chat fragst du nach überfälligen Rechnungen oder wer am längsten nicht zahlt. Zahlungen und Teilzahlungen erfasst du mit einem Satz wie «Meier hat bezahlt», zu viel Verrechnetes korrigierst du mit einer Gutschrift.

Offerten und Rechnungen lädst du als PDF herunter, Offerten auch als Word-Datei. Per E-Mail verschickt CroftX die Offerte oder die Rechnung mit dem PDF im Anhang, die Rechnung mit QR-Zahlteil. Vor jedem Versand zeigt CX, was passiert, und wartet auf dein Ja. Vor dem Versand einer Offerte weist CroftX auf Positionen ohne Preis oder doppelte Positionen hin; du entscheidest, ob sie trotzdem hinausgeht.