Buchhaltungssoftware für Handwerker: Buchhaltung und MWST-Abrechnung in einem

Jede Buchung in CroftX hat Soll und Haben, und eine Buchung, die nicht aufgeht, lässt sich nicht speichern. Den Grossteil musst du aber gar nicht von Hand erfassen: Rechnungen, Zahlungen, Lieferantenrechnungen, Spesen und Lohnläufe erzeugen ihre Buchungen selbst.

Was maschinell entsteht, landet zuerst als Entwurf in der Box «Zu prüfen». Du schaust die Zeilen an und gibst sie einzeln oder alle auf einmal frei. Erst freigegebene Buchungen zählen in Bilanz, Erfolgsrechnung und MWST. Systembuchungen änderst du nicht direkt, sondern mit einer Korrekturbuchung, damit nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.

Kontenplan nach Schweizer KMU-Kontenrahmen

Hast du noch keinen Kontenplan, legt CroftX mit einem Klick den Schweizer KMU-Kontenplan an. Bestehende Konten bleiben dabei unverändert. Arbeitest du schon mit einem eigenen Kontenplan, ziehst du ihn als Excel-, CSV- oder PDF-Datei in den Chat. CX zeigt die erkannten Konten und fragt, bevor er sie übernimmt. In den Einstellungen legst du fest, auf welche Konten Bank, Debitoren, Vorsteuer, Kreditoren und Lohn gebucht werden.

Lieferantenrechnungen lädst du als PDF oder Bild hoch, oder du ziehst sie einfach in den Chat. CroftX liest Lieferant, Betrag, MWST und Fälligkeit und schlägt ein Aufwandskonto vor. Gebucht wird erst, wenn du das Konto bestätigt hast. Monteure fotografieren ihre Spesenquittung direkt in der App, und die Quittung hängt danach an der Buchung.

Im Bereich Belege siehst du Lieferantenrechnungen, Spesenquittungen und abgelegte Belege an einem Ort. Du wählst einen Zeitraum, kreuzt an, was zum Treuhänder soll, und lädst alles als ZIP herunter. CroftX merkt sich, welche Belege schon übergeben sind.

Kreditoren im Griff

Die Kreditorenliste zeigt offene Lieferantenrechnungen mit Fälligkeitsstruktur. Beim Verbuchen wählst du Aufwandskonto und auf Wunsch das Projekt, damit die Kosten beim richtigen Projekt landen. Zahlst du innerhalb der Skontofrist, zieht CroftX den Skonto ab. Retouren an Lieferanten und Stornos sind ebenfalls vorgesehen.

Den Kontoauszug deiner Bank hängst du im Chat an, als camt.053-Datei, als PDF oder als kopierte Tabelle. CroftX ordnet Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu, zuerst über die Referenz, also QR-Referenz oder Rechnungsnummer. Gibt es keine Referenz, aber passen Betrag und Name auf genau eine offene Rechnung, wird diese zugeordnet. Passt der Betrag auf mehrere oder keine, rät CroftX nicht, sondern fragt dich. Belastungen werden genauso mit Lieferantenrechnungen abgeglichen.

Für die übrigen Bewegungen schlägt CroftX Konten vor. Was du einmal einer Gegenpartei zugeordnet hast, etwa die Miete auf das Mietkonto, gilt beim nächsten Auszug wieder. Gebucht wird erst nach deiner Bestätigung im Chat. Was offen bleibt, liegt auf Konto 1099 «Zu klären» und erscheint in einer Arbeitsliste, bis du es erledigt hast. Der Auszug selbst wird unter Dokumente abgelegt und hängt als Beleg an den Buchungen.

Die MWST-Abrechnung findest du unter Buchhaltung, Berichte. Du wählst die Periode, und oben steht in einem Satz, wie viel du bis wann bezahlen musst oder zurückbekommst. Danach geht es in drei Schritten weiter.

• 1. Prüfen: Eine Ampel zeigt «Alles in Ordnung», «Bitte anschauen» oder «Fehler». Geprüft wird unter anderem, ob die gebuchte MWST zu Netto mal Satz passt, ob Positionen ohne oder mit ungültigem Satz vorkommen, ob das richtige MWST-Konto bebucht wurde, ob Entwürfe noch nicht freigegeben sind und ob Belege doppelt erfasst wurden. Mit «Zur Stelle» öffnest du die betroffene Buchung oder Rechnung.
• 2. Herunterladen: Du bekommst eine XML-Datei im Format eCH-0217 für den Upload im ESTV-Portal (eMWST) und ein PDF für deine Ablage, aufgebaut wie das ESTV-Formular mit den Ziffern 200 bis 910.
• 3. Hochladen: Im ESTV-Portal lädst du die XML-Datei hoch, prüfst die Zahlen und schickst ab. Zurück in CroftX markierst du die Abrechnung als eingereicht. CroftX bucht sie auf das Abrechnungskonto MWST und sperrt die Periode für Änderungen.

Schlägt die Prüfung eine Korrektur vor, siehst du zuerst eine Karte mit Storno und Neubuchung. Ohne dein Ja ändert sich keine Zahl.

Effektive Methode oder Saldosteuersatz

In den Einstellungen der MWST-Abrechnung wählst du effektive Methode, Saldosteuersatz oder Pauschalsteuersatz, Quartal oder Semester und ob nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten abgerechnet wird. Beim Saldosteuersatz hinterlegst du bis zu zwei bewilligte Sätze. Passt die UID nicht zur MWST-Nummer, sperrt CroftX den Download, weil die ESTV die Datei sonst ablehnt.

Unter Berichte erstellst du Erfolgsrechnung, Bilanz, Probebilanz und die Debitorenübersicht. Journal, Probebilanz, Erfolgsrechnung und MWST-Daten exportierst du für einen gewählten Zeitraum. Monate, Quartale oder Jahre schliesst du ab, danach sind sie gegen Änderungen geschützt. Wieder öffnen geht nur mit einer Begründung, die mit deinem Namen protokolliert wird.

Journal mit Belegen

Für Treuhänder oder Revision erstellt CroftX das Journal eines Monats, Quartals oder Jahres mit allen Belegen: als PDF zum Drucken oder als ZIP mit den Originaldateien, sortiert wie ein Ordner nach Buchungsdatum und mit fortlaufender Belegnummer. Fehlt bei einer Buchung der Beleg, steht das im Export.

Gratis Zugang für deinen Treuhänder

Deinen Treuhänder lädst du per E-Mail ein. Er bekommt einen eigenen, kostenlosen Zugang mit Zwei-Faktor-Anmeldung und arbeitet direkt in deiner Buchhaltung: Belege, Buchungen, Berichte, Debitoren und Kreditoren. Firmeneinstellungen sieht er nicht, und Lohn und Personal nur, wenn du sie freigibst. Den Zugriff kannst du jederzeit widerrufen, und jeder Zugriff wird protokolliert. Wie die Lohnbuchungen entstehen, steht unter Lohn & HR, wie Rechnungen und Zahlungen ins Journal kommen, unter Offerten & Rechnungen.